INTRODUCCIÓN
EL ICETEX es una entidad del Estado que promueve la Educación Superior a
través del otorgamiento de créditos educativos y su recaudo, con recursos
propios o de terceros, a la población con menores posibilidades económicas y
buen desempeño académico. Igualmente, facilita el acceso a las oportunidades
educativas que brinda la comunidad internacional para elevar la calidad de vida
de los colombianos y así contribuir al desarrollo económico y social del país.
HISTORIA
La persistencia y el deseo
de superación del doctor Betancur Mejía, lo llevaron a solicitar ayuda, para
poder realizar sus estudios en el exterior, a una de las empresas de mayor
empuje en aquel entonces, la Compañía Colombiana de Tabaco. Ayuda que le fue concedida
con el compromiso de reembolsar los dineros a su regreso al país. De esta
manera surgió el modelo de financiación para estudiantes de escasos recursos, y
que funciona hoy en día.
En estos 62 años de
servicio a la educación, nuestro propósito ha sido facilitar a los estudiantes
el acceso a los mejores programas de formación en el país y a un número cada
vez mayor de oportunidades de estudio en el exterior, en instituciones de
reconocido prestigio internacional.
El ICETEX es una entidad
modelo para el mundo y anualmente misiones extranjeras llegan a Colombia para
hacer sus pasantías y así conocer y adaptar el sistema en sus países de origen.
UNIDAD 1: Gerencia Estratégica
1.1
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
El Icetex
en cumplimiento de la normatividad vigente continua dando cumplimiento a lo
determinado en su Modelo Integrado de Planeación y Gestión, el cual articula la
operación de la Entidad mediante los lineamientos de las siguientes políticas
de desarrollo administrativo: Gestión Misional y de Gobierno; Transparencia,
participación y Servicio al ciudadano; Gestión del Talento Humano; Eficiencia
Administrativa; Gestión Financiera. Igualmente se realizaron los seguimientos a
las políticas determinadas en el citado modelo dentro de los términos
establecidos.
1.1.1 Los Estrategas
1.2
EL DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
1.2.1 Principios Corporativos
1. Satisfacer las necesidades de financiación en la educación
superior en Colombia y en el exterior, dando prioridad a la población de bajos
recursos económicos y con mérito académico.
2. Llegar a la población vulnerable mediante la innovación de mecanismos de asignación que contemplen la política de focalización del Gobierno Nacional y la sostenibilidad financiera.
3. Contribuir en la articulación de la política pública que propenda por la calidad, pertinencia y ampliación de cobertura en la Educación Superior.
4. Fortalecer la imagen corporativa de la entidad.
5. Optimizar los recursos de la entidad.
6. Optimizar la estructura y asegurar la sostenibilidad financiera.
7. Garantizar con calidad, un eficiente y efectivo servicio al cliente.
8. Garantizar un proceso de cobranza óptimo, oportuno y confiable.
9. Fortalecer el sistema de riesgo de manera integral.
10. Consolidar la gestión de alianzas nacionales e internacionales y de fondos en administración bajo una estructura sólida para el otorgamiento de créditos y becas.
11. Asegurar el talento humano con las dimensiones: del saber con el conocimiento, del saber hacer con las habilidades y del ser con las actitudes y valores orientados al cumplimiento de los objetivos institucionales.
12. Fomentar Sentido de Pertenencia y Compromiso Institucional.
13. Diseñar e implementar un modelo de gobierno de tecnología que apoye la operación y estrategia que permita contar con la información necesaria con criterios de seguridad y calidad.
2. Llegar a la población vulnerable mediante la innovación de mecanismos de asignación que contemplen la política de focalización del Gobierno Nacional y la sostenibilidad financiera.
3. Contribuir en la articulación de la política pública que propenda por la calidad, pertinencia y ampliación de cobertura en la Educación Superior.
4. Fortalecer la imagen corporativa de la entidad.
5. Optimizar los recursos de la entidad.
6. Optimizar la estructura y asegurar la sostenibilidad financiera.
7. Garantizar con calidad, un eficiente y efectivo servicio al cliente.
8. Garantizar un proceso de cobranza óptimo, oportuno y confiable.
9. Fortalecer el sistema de riesgo de manera integral.
10. Consolidar la gestión de alianzas nacionales e internacionales y de fondos en administración bajo una estructura sólida para el otorgamiento de créditos y becas.
11. Asegurar el talento humano con las dimensiones: del saber con el conocimiento, del saber hacer con las habilidades y del ser con las actitudes y valores orientados al cumplimiento de los objetivos institucionales.
12. Fomentar Sentido de Pertenencia y Compromiso Institucional.
13. Diseñar e implementar un modelo de gobierno de tecnología que apoye la operación y estrategia que permita contar con la información necesaria con criterios de seguridad y calidad.
1.2.2 Visión
Seremos reconocidos como el gran motor financiado de
la educación superior en Colombia, maximizando el número de créditos activos e
incrementando las oportunidades de cooperación nacional e internacional, para
la inclusión social; soportados en una operación financiera sostenible, un
modelo de gestión efectivo, tecnología de punta y personal altamente
calificado; orientados a alcanzar altos niveles de satisfacción en nuestros
clientes.
1.2.3 Misión
El ICETEX es la entidad financiera del Estado, de
naturaleza especial, que promueve y financia el acceso, permanencia y
graduación en la educación superior en Colombia y en el exterior a través del
crédito educativo, la gestión de recursos de cooperación internacional y de
terceros, con criterios de equidad, cobertura, calidad y pertinencia,
priorizando la población de bajos recursos económicos y aquella con mérito
académico; para contribuir al desarrollo social y económico del país.
1.3
EL DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO
MATRIZ DOFA
DEBILIDADES
-Ausencia de una cultura orientada al servicio al cliente.
-Desconocimiento del usuario de compromisos y condiciones crediticias.
-Falencia en la estrategia interna para la divulgación y comunicación entre las
diferentes áreas de la organización
-Bajo desarrollo del área comercial para entender las necesidades de los clientes y dar a conocer los productos del ICETEX a todos los públicos de interés.
-una cultura organizacional fortalecida que permita una buena integración de las áreas y un eficiente desarrollo de los procesos.
-Ausencia de un sistema integrado de información con controles y niveles de seguridad adecuados.
-Falta de Oportunidad en los giros.
-Atención a las quejas y reclamos con oportunidad
-Actualización en Tecnología y licencias de software. o Remodelación y continuidad de redes de área local o Fortalecimiento de servidores.
-Falta de acercamiento a la comunidad.
-Debilidad en el Programa de inducción a los funcionarios: El programa de Inducción y re inducción no es integral, oportuno, permanente y adecuado.
-Ausencia de una cultura orientada al servicio al cliente.
-Desconocimiento del usuario de compromisos y condiciones crediticias.
-Falencia en la estrategia interna para la divulgación y comunicación entre las
diferentes áreas de la organización
-Bajo desarrollo del área comercial para entender las necesidades de los clientes y dar a conocer los productos del ICETEX a todos los públicos de interés.
-una cultura organizacional fortalecida que permita una buena integración de las áreas y un eficiente desarrollo de los procesos.
-Ausencia de un sistema integrado de información con controles y niveles de seguridad adecuados.
-Falta de Oportunidad en los giros.
-Atención a las quejas y reclamos con oportunidad
-Actualización en Tecnología y licencias de software. o Remodelación y continuidad de redes de área local o Fortalecimiento de servidores.
-Falta de acercamiento a la comunidad.
-Debilidad en el Programa de inducción a los funcionarios: El programa de Inducción y re inducción no es integral, oportuno, permanente y adecuado.
OPORTUNIDADES
-Baja cobertura de una demanda creciente por educación superior especialmente en los estratos más 1, 2 Y 3.
-Mercado con nuevas necesidades
-Nueva Ley de educación
-Ley 1002 que transforma al ICETEX en entidad financiera de carácter especial.
-Situación económica actual se percibe como un factor dinamizador de la demanda y colocación de nuevos créditos y de un buen comportamiento de la cartera.
-Alianzas estratégicas: Oportunidad para hacer alianzas estratégicas con otras instituciones nacionales (municipios) o internacionales que tengan disponibilidad de recursos para fomentar la educación
Superior.
-No existe competencia en créditos de mediano y largo plazo para estratos 1, 2 y 3.
-Cooperación Internacional: Mayor aprovechamiento de la cooperación internacional para conseguir becas y programas en el exterior.
-Baja cobertura de una demanda creciente por educación superior especialmente en los estratos más 1, 2 Y 3.
-Mercado con nuevas necesidades
-Nueva Ley de educación
-Ley 1002 que transforma al ICETEX en entidad financiera de carácter especial.
-Situación económica actual se percibe como un factor dinamizador de la demanda y colocación de nuevos créditos y de un buen comportamiento de la cartera.
-Alianzas estratégicas: Oportunidad para hacer alianzas estratégicas con otras instituciones nacionales (municipios) o internacionales que tengan disponibilidad de recursos para fomentar la educación
Superior.
-No existe competencia en créditos de mediano y largo plazo para estratos 1, 2 y 3.
-Cooperación Internacional: Mayor aprovechamiento de la cooperación internacional para conseguir becas y programas en el exterior.
FORTALEZAS
-Condiciones muy favorables de financiación: ICETEX tiene las mejores condiciones para la obtención de un crédito o beca: bajos costos, facilidad de pago, mejores plazos y mayor cobertura para los estratos 1, 2 y 3.
-Solvencia y solidez financiera (estabilidad)
-Buenas relaciones con las IES: Las buenas relaciones con las IES generando alianzas estratégicas favorables.
-Creación de una reserva patrimonial.
-Reinversión de excedentes financieros.
-Virtualización de los servicios e información del ICETEX a través de la página pública (Web Site)
-Condiciones muy favorables de financiación: ICETEX tiene las mejores condiciones para la obtención de un crédito o beca: bajos costos, facilidad de pago, mejores plazos y mayor cobertura para los estratos 1, 2 y 3.
-Solvencia y solidez financiera (estabilidad)
-Buenas relaciones con las IES: Las buenas relaciones con las IES generando alianzas estratégicas favorables.
-Creación de una reserva patrimonial.
-Reinversión de excedentes financieros.
-Virtualización de los servicios e información del ICETEX a través de la página pública (Web Site)
AMENAZAS
-Puede ser una ventaja para la competencia
-Demandas legales que tengan impacto en la operación de la institución
-Menor ingreso per cápita: tiene efecto en la recuperación de la cartera.
-Exposición a cambios legales: Inestabilidad legal por efecto de disposiciones que afecten la sostenibilidad financiera del ICETEX.
-Desarticulación entre el sector productivo y el educativo: baja pertinencia de educación superior, baja oferta de trabajos para la educación técnica y tecnológica y bajos niveles salariales.
-Puede ser una ventaja para la competencia
-Demandas legales que tengan impacto en la operación de la institución
-Menor ingreso per cápita: tiene efecto en la recuperación de la cartera.
-Exposición a cambios legales: Inestabilidad legal por efecto de disposiciones que afecten la sostenibilidad financiera del ICETEX.
-Desarticulación entre el sector productivo y el educativo: baja pertinencia de educación superior, baja oferta de trabajos para la educación técnica y tecnológica y bajos niveles salariales.
1.4 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
PLAN ESTRATÉGICO
La transformación del
ICETEX es un proceso dinámico y por tanto permanente que ha derivado en la operación de un modelo
de gestión que consideramos único y que hemos querido compartir con la
comunidad nacional e internacional. El éxito del modelo reside en la voluntad
Política del Gobierno Nacional, los gobiernos territoriales y de las directivas
de las instituciones de educación superior. Nuestro modelo es fundamental en la
conformación de alianzas estratégicas en las que cada actor aporta lo mejor de
sus recursos y capacidades para garantizar que un joven talentoso de escasos
recursos pueda ingresar, permanecer y graduarse en la educación superior. Los
indicadores muestran impactos positivos del crédito educativo en la vida
personal, académica y laboral de los beneficiarios y sus familias.
De
acuerdo con esto el ICETEX tiene como objeto promover la Educación
Superior a través de:
-Otorgamiento de créditos educativos y su recaudo, con
recursos propios o de terceros a la población con menores recursos económicos y
buen desempeño académico.
-Otorgamiento de subsidios, para los créditos otorgados
a partir del primer periodo de 2011, con el fin de contribuir con el
sostenimiento de los estudiantes registrados en el Sisbén 1 y 2.
-Acceso a las oportunidades educativas que brinda la
comunidad internacional para elevar la calidad de vida de los colombianos.
-Otorga subsidios para el acceso y permanencia en la
educación superior de los estudiantes.
Así
mismo, cumplirá con su objeto a través de los siguientes criterios:
- Cobertura: ampliación del número de jóvenes que accede a la educación superior a través de crédito educativo en cualquiera de sus modalidades.
- Calidad: programas de educación superior a los cuales acceden los estudiantes sean de alta calidad académica preferiblemente acreditados.
- Pertinencia Educativa: apoyar e incentivar la formación de los jóvenes en disciplinas y programas que respondan a las necesidades del sector productivo y social.
- Equidad Social: para ofrecer mecanismos de crédito que brinden mayores oportunidades a jóvenes de escasos recursos económicos para acceder a la educación superior de calidad.
Con la finalidad de dar inicio al cumplimiento de su
nuevo objeto el ICETEX inicio su proceso de direccionamiento estratégico a
través de la construcción de su Plan Estratégico para lo cual adoptó como
herramienta la metodología del Balanced ScoreCard (BSC), la cual le permitió
definir un conjunto de retos que le sirvieron de base para la gestión de la
organización.
Una vez cumplidos los objetivos fijados en su planeación estratégica y
con el afán de encaminar sus esfuerzos en el nuevo Plan Nacional de Desarrollo,
inicio el realineamiento bajo la metodología del BSC originalmente desarrollado
por el profesor Robert Kaplan de la Universidad de Harvard y David Norton de
Nolan & Norton, metodología que le permitió a la entidad de manera exitosa
traducir su estrategia y cumplir con los retos planteados.
Con el
establecimiento de su nuevo Plan Estratégico bajo las cuatro perspectivas que
el ICETEX ha definido: Impacto Social, Financiera, Procesos Internos y
Aprendizaje y Crecimiento, la institución concentra sus esfuerzos en generar
valor a mediano y largo plazo a través del establecimiento de Objetivos
estratégicos, indicadores de gestión, metas e iniciativas de acuerdo con los
cuatro retos trazados los cuales se detallan a continuación:
Reto
No. 1: Contribuir con el incremento de la cobertura
con calidad y pertinencia en la educación superior en los niveles de menor
desarrollo económico de la población
Reto
No. 2: Consolidar la sostenibilidad financiera del
ICETEX y asegurar el cumplimiento de las metas y objetivos trazados
Reto
No. 3: Lograr nuevas alianzas estratégicas que
involucren al sector privado, entes territoriales y sector cooperativo para
sumar esfuerzos que conlleven a nuevas oportunidades para los jóvenes
colombianos
Reto
No. 4: Generar acciones junto con las instituciones
de educación superior que conlleven a la disminución de la deserción.
Estructura del Plan Estratégico
El Plan estratégico de
ICETEX contiene su razón de ser, su visión de futuro, lineamientos o pilares
estratégicos junto con sus objetivos. A continuación se plasman los grandes
direccionadores que orientarán la marcha de la entidad con la finalidad de
afianzar su gestión para la vigencia 2013-2014.
Componentes del Plan Estratégico
Misión
La
misión expone la razón de ser de la entidad, describe su principal actividad
dejando en claro que la distingue de cualquier otra organización y lo que ofrece
a sus clientes y a la comunidad en general. El ICETEX define su misión así:
Visión
Constituye la declaración que guiará al ICETEX en el
contexto interno y externo cambiante en el que se mueve. La visión refleja lo
que debiera ser la organización en los próximos años, donde debería estar,
representa la imagen futura de la institución. Es por esto que la visión al
2014 para el ICETEX, contiene un mensaje claro y directo para sus
colaboradores, para quienes ésta se debe constituir en su inspiración y
motivador cotidiano.
Son el conjunto de creencias, actitudes, reglas de conducta
personal y organizacional que enmarcan y determinan los comportamientos de los
colaboradores del ICETEX, su forma de trabajar y de relacionarse con los
demás. Es así como los valores identificados, con los que se crea en últimas la
cultura organizacional del instituto, deberán estar presentes en todo momento,
reflejándose en las acciones diarias de quienes lo conforman.
- Honestidad: Trabajamos de manera honrada, cuidando de manera justa y razonable los recursos asignados y, actuando con rectitud en todo momento.
- Respeto: Actuamos reconociendo los derechos, opiniones y la dignidad de los demás, absteniéndose de ofenderlos y cuidando de no ir más allá de los límites establecidos.
- Compromiso: Damos al máximo todas nuestras capacidades para cumplir con todo aquello que nos ha sido confiado.
- Responsabilidad: Cumplimos con los compromisos adquiridos, reconociendo, aceptando y respondiendo por las acciones y decisiones generadas en ese proceso.
- Lealtad: Somos fieles al ICETEX, convirtiendo en nuestros los objetivos de la Institución.
- Transparencia: Actuamos con claridad, sin ambigüedades y siguiendo permanentemente las políticas y normas de la institución, facilitando la vigilancia y monitoreo en el desempeño organizacional.
- Solidaridad: Sentimos como propias las necesidades de nuestro público objetivo, y trabajamos en función de ellas.
- Vocación de Servicio: Continuamente demostramos disposición a cuidar los intereses y satisfacer las necesidades de nuestros clientes tanto internos como externos, nos anticipamos a conocerlas y respondemos de manera efectiva con un servicio de alta calidad.
Lineamientos Estratégicos del ICETEX
Enfoque
social
Mantener
como prioridad la atención de la población más vulnerable.
Gestión
efectiva de los recursos financieros
Se
afianzarán los mecanismos de recaudo, captación y colocación de recursos con
control adecuado del riesgo y cubrimiento de la exposición para satisfacer las
necesidades propias del instituto y del mercado.
Servicio
Orientado al cliente
Se velará
por ofrecer un servicio efectivo al cliente cumpliendo sus expectativas,
basados en procesos eficientes y oportunos.
Excelencia
Operacional
Se
robustecerán los procesos a través de diferentes herramientas y mecanismos de
gestión.
Gestión
efectiva de los aliados estratégicos
Se
reforzarán los mecanismos para promover y fortalecer las alianzas estratégicas
y convenios acordes con la política de la entidad.
Gestión y
Desarrollo del Talento Humano
Se velará
por que los funcionarios de la entidad cuenten con los conocimientos necesarios
para el ejercicio de sus funciones y se contará con planes de inversión para su
desarrollo.
Modernización
Tecnológica
Se contará con
las herramientas tecnológicas adecuadas que permitan operar eficientemente la
gestión institucional.
Propuesta
de Valor
Uno de
los componentes fundamentales del plan estratégico es la definición de la
propuesta de valor hacia sus clientes, entendiendo como clientes a toda la
población que requiera financiar sus estudios universitarios y todas las entidades
que deseen suscribir convenios con el ICETEX con la finalidad de ampliar,
financiar, y cubrir los costos educativos de la población que deseen atender.
Para definir la propuesta de valor el ICETEX clasifica a sus clientes en dos
grandes grupos:
Población Objetivo
Clientes
actuales
Todas las
personas que requieran financiación para ingresar o permanecer en la educación
superior y las entidades u organismos que deseen suscribir contratos y
convenios con el ICETEX con la finalidad de financiar la Educación.
CLIENTES
ACTUALES
Personas
Naturales: Personas que son beneficiarios de alguno de los productos o
servicios que ofrece el ICETEX: crédito educativo, subsidios, becas o Títulos
de Ahorro Educativo – TAE.
Es de aclarar que
para el caso del crédito educativo el beneficiario directo de este es el
estudiante, no sus acudientes (padres o tutores). La selección no está
condicionada a su capacidad de pago, sino a su excelencia académica, a la
calidad del programa y de la institución en la que cursará sus estudios, a la
pertinencia laboral con su comunidad más cercana y con el país en general.
Clientes
Corporativos: Instituciones
de Educación Superior (IES), Empresas cooperativas y constituyentes de Fondos
en Administración (Entidades públicas y privadas), Colegios, Alcaldías,
Gobernaciones y Diplomáticos.
- Instituciones de Educación Superior
Las
Instituciones de Educación Superior se consideran clientes Corporativos ya que
por medio de los créditos de educación superior, les ayuda a: Sufragar costo de la
enseñanza y Financiar la investigación en el ámbito universitario.
- Constituyentes de Fondos
Fondos en
Administración corresponde al portafolio de recursos de terceras entidades,
tanto públicas como privadas, que administra el ICETEX con el fin de ejecutar
por cuenta de ellas sus diferentes programas y proyectos de educación para la
población objetivo que éstas han determinado atender; fortaleciendo por tanto
los mecanismos de la cobertura en educación que busca el país.
Los tipos de
constituyentes que existen son:
-Entidades Públicas
-Empresas Privadas
-Instituciones de Educación Superior
-Municipios y Gobernaciones
Las
propuestas de valor a los clientes representan los atributos que el ICETEX
entrega a través de sus productos y servicios para crear fidelidad y
satisfacción en los segmentos de clientes seleccionados.
La propuesta de
valor es un concepto clave para poder identificar los procesos internos del
instituto, establecer los indicadores y la infraestructura necesaria que le
dará vida a la estrategia. En consecuencia la propuesta de valor se define así:
Política de Calidad
“En el Icetex fomentamos la educación a través de nuestros productos y
servicios, en las áreas prioritarias que el país requiere, en concordancia con
las políticas del Plan de Desarrollo. Para lograrlo, contamos con la
participación de nuestros aliados estratégicos, con un sistema de gestión de la
calidad que promueve el mejoramiento continuo, y con un equipo humano altamente
calificado y orientado a satisfacer las necesidades de nuestros usuarios en
cuanto al acceso y permanencia en el sistema educativo, tanto en el país como
en el exterior; así mismo, brindamos apoyo en las iniciativas de mejoramiento
de la calidad de las instituciones educativas con criterios de equidad,
transparencia y responsabilidad social”.
Mapa Estratégico
Es un marco visual en el que se
integran todos los lineamientos estratégicos en los cuales se enmarcan los
objetivos definidos por la entidad de acuerdo con las perspectivas que maneja
la metodología del B.S.C. en el ICETEX (Impacto Social, Financiera, Procesos
Internos, Aprendizaje y Crecimiento).
El mapa fue diseñado bajo la
arquitectura que ilustra las cuatro perspectivas del B.S.C. Adicional a la
definición de los objetivos se especifican los indicadores, las metas y las
iniciativas.
Indicadores: Son la manera
como será rastreado el éxito en el cumplimiento de la estrategia.
Metas: Nivel de desempeño
esperado
Iniciativas: Planes de
acción claves que se desarrollan para alcanzar los objetivos estratégicos
cerrando la brecha existente entre los indicadores y sus respectivas metas.
El Mapa Estratégico del ICETEX se
encuentra conformado por un total de 14 objetivos estratégicos así:
MAPA ESTRATÉGICO ICETEX
